A arte do “fazejamento” e como à tenho aplicado de maneira eficiente no meu dia-a-dia

…Copiar relatório X para Y. Comprar arroz, batata, feijão e sal. Não esquecer de comprar pasta de dente. Desenvolver primeiro slide, e entregar até as 11h. Ir na reunião das crianças na escola. Ler 30 páginas do artigo daquele autor famoso. Escrever 2 folhas sobre o parecer da reunião. Ir ao parque, e comprar laranjas. Atualizar banco de dados. Assistir “House of Cards”.  Enviar e-mail para a faculdade. Organizar a estante. Ir no aniversário da mãe. Pegar a roupa no varal antes que chova…

O texto acima representa um pouco da minha rotina diária, e dos pensamentos que tenho quando me deito. Estes, por sua vez, são um mar de coisas que preciso fazer, misturado com as coisas que não fiz, junto com as coisas que ainda quero fazer. E, na maioria das vezes, na ansiedade de executá-los, assim como outros bilhões de seres humanos espalhados por este planeta, acabo pecando e não consigo entregar/satisfazer de forma completa minhas atividades e compromissos.

Pensando nisso, recentemente, resolvi buscar maneiras de otimizar meu tempo/espaço, e assim, tornar minhas ações mais eficientes. Sou um otimista nato, logo, a eficácia das minhas ações era notória. No entanto, os resultados… bem, acabou que tive que “ralar bastante o joelho” para entender que “é sempre bom maneirar na velocidade do skate, para não cair tantas vezes”…

A seguir listo algumas dicas que encontrei pela web, e em alguns livros que li, compilados à minha maneira, que têm me auxiliado a tornar a arte do “fazejamento” (neologismo informal para designar o antônimo de planejamento) mais produtiva, e que tem me proporcionado mais tempo livre para fazer o que realmente me alegra e faz feliz:

1ª Dica: Lembrou? Anote.

Tenha sempre um papel e caneta em mãos. Grandes ideias, informações importantes, tarefas e compromissos, geralmente, surgem quando menos à esperamos. Logo, não espere seu celular descarregar para poder perder seus pensamentos de vista: compre um caderno e uma caneta e faça deles o seu mascote, onde quer que você vá.

2ª Dica: Faça listas.

Eu tenho três listas: uma de “Tarefas”, uma de “Compromissos” e uma geral de “Coisas Para se Fazer em Vida”. Na de Tarefas, listo todas as coisas que preciso executar, e que não demandarão um tempo longo para serem realizadas; na de Compromissos, listo as reuniões e eventos que demandarão um tempo maior da minha atenção e foco; na terceira, a de Coisas Para se Fazer em Vida, listo meus sonhos e desejos, que quero realizar no futuro, e as quais ao menos 3, todos os anos, busco realizar, como forma de me motivar constantemente. Assim, com estas três listas, eu tenho uma visão global de como posso investir meu tempo e energia, e assim, entregar melhores resultados, baseado no tempo que tenho disponível para realizá-las, e ainda planejar coisas legais que quero conquistar algum dia, ou ainda experimentar.

3ª Dica: Esboce quanto tempo vai precisar.

Com as listas feitas, tente encaixar suas tarefas e compromissos com o tempo que você tem disponível durante o dia. Há informações pela web que dizem que o interessante é você programar 6h do seu dia para executá-las. No entanto, na minha concepção, esse valor nem sempre condiz com a realidade: o mundo é mais urgente e complexo do que muitos textos citam. Logo, minha dica é: determine quanto tempo vai precisar para realizar determinada tarefa, ou compromisso, e se caso for muito difícil, ou extensa, divida em horários, e talvez dias. Você perceberá que ficará mais leve executá-las, e ainda pode sobrar tempo para você tomar aquele sorvete de 3 bolas e calda de chocolate.

4ª Dica: Coloque Data e Hora.

Não se engane: o relógio, e nem o calendário, dirão a você quando determinada tarefa poderá ser executada, ou entregue. Tome sempre a iniciativa de saber horários e datas de determinada tarefa e compromissos. E, caso perceba que as mesmas podem se chocar com outras tarefas e compromissos, negocie outras datas/horários, ou, simplesmente diga não, caso seja possível. Com datas e horários  de tarefas/compromissos ajustados, você perceberá que é muito mais fácil alocar e ajustar sua agenda no dia-a-dia.

5ª Dica: Priorize e delegue.

Lembre-se: você não é o Batman (talvez seja, mas enfim…)! Não é possível fazer todas as coisas ao mesmo tempo. Com as listas em mãos, priorize quais tarefas e compromissos são realmente importantes, das que não são. Para isso eu utilizo uma versão pessoal da  Matriz de Eisenhower, onde eu coloco as atividades e compromissos mais Urgentes e Importantes, com a tag “Agora”, as  Não Urgentes e Importantes com a tag “Depois”, as Não importantes e Urgentes com a tag “Delegar”, e as Não importantes e Não Urgentes com a tag “Esperar”. Confesso que é um pouco difícil, a princípio, definir qual tarefa temos que fazer primeiro. No entanto, com o tempo, você vai percebendo que muitas das tarefas/compromissos que acreditávamos ser importantes e urgentes, eram na verdade as últimas que deveríamos estar pensando em fazer.

6ª Dica: Foque e faça acontecer.

“Mas Cesar, eu já faço todas essas coisas, tenho listas, priorizo, e blá, blá, blá… ” – se o seu caso é esse meu(inha) amigo(a), você precisa ativar suas habilidades do “fazejamento”, o quanto antes para não morrer na praia do planejamento. Planejar, e pensar de forma estratégica, são ações importantes. No entanto, como diria o velho ditado: quem vive de sonho é padeiro (e olha que o danado tem que ralar duro para colocar os sonhos dele na vitrine, todos os dias, e bem cedo). Logo, se até quem vende sonho tem que correr atrás de fazer as coisas acontecerem, ainda mais nós, reles procrastinadores natos dessa geração ABCdário, que acreditam no sonho de nos tornarmos ricos do dia para noite criando um Facebook da vida. Então, dá próxima vez que estiver com os passos acima em mãos, e todos alinhados como indiquei, não pense duas vezes: JUST DO IT! (APENAS FAÇA ACONTECER!).

7ª Dica – Repita o processo

Certa vez, vi em um documentário (desses que você fica sempre estupefato com tantas curiosidades que surgem sobre o cérebro) que nós, seres humanos, somos como computadores, um pouco mais avançados na escala evolucionária da biologia: aprendemos, e repassamos conhecimentos, e habilidades, através da repetição. Tente organizar as suas tarefas e compromissos sempre em um dia calmo, e onde esteja você com você mesmo. Geralmente, reservo um dia da semana para organizar minha agenda. No entanto, nem sempre é fixo, mas em tese os dias são: sábado, domingo e/ou segunda-feira. Não se julgue, caso perceba que está enfrentando dificuldades em organizar sua agenda. É normal sentirmos que, mesmo que tudo pareça estar organizado e determinado, algo sai fora do controle. Há uma frase que li há muito tempo que comentava que planejar é arte de lidar com o imprevisível. Logo, não fique chateado nas primeiras tentativas: é sempre frustante mesmo. Mas, com o tempo, você perceberá que estas dicas serão sua bússola para uma vida mais leve, e menos turbulenta. Ao menos, a minha tem tido uma melhora considerável, desde o momento que as tenho aplicado. Espero que elas sejam uteis a vocês também. 🙂

Sucesso e excelência, sempre!

Até mais!